08/11/2016

POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EYP

  1. GENERALIDADES

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros.

Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

  1. DATO PRIVADO: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
  2. DATO SEMIPRIVADO: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
  3. DATO PÚBLICO: “Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

      1. DATOS SENSIBLES: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (I) cuando el Titular otorga su consentimiento, (II) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (III) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (IV) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (V) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
      2. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

También la ley define los siguientes roles:

      1. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. Estrategia y Práctica S.A.S., que en lo sucesivo se denominará E&P en este documento, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
      2. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. E&P podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

Adicionalmente, para este documento se definen los siguientes roles.

      1. ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS PERSONALES: Persona autorizada que en E&P tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que contengan información personal.
      2. GESTOR: Persona autorizada por E&P que llevará el control del registro de las bases de datos con información personal que hay en E&P y apoyará el ingreso de la información en el Registro Nacional de Base de Datos.
      3. GARANTE: Coordinador de Operaciones y TI quien coordinará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los titulares pudieran presentar a E&P.

1.1 DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente).

La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos.

Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc.

La ley exceptúa del régimen de protección:

  • los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico;
  • los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo,
  • los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia,
  • los de información periodística y otros contenidos editoriales,
  • los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y
  • los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

1.2 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Estrategia & Práctica S.A.S., además de ser la autoridad de protección de datos personales tiene la calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la empresa.

Son deberes de los Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de E&P lo establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta Estrategia y Práctica S.A.S.

1.3 DERECHOS DE LOS TITULARESLa Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

      1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
      2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
      3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
      4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
      5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
      6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
      7. El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante E&P, en su sede cuyo domicilio es la carrera 50 # 79 – 40, Piso 2, Local 2 o por medio de nuestro correo electrónico habeasdata@estrategiaypractica.net.

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

2. POLÍTICAS

Se adaptan las siguientes directrices generales, acatando la ley y aplicando un enfoque práctico particular acorde a las exigencias de gestión documental para respaldar nuestras actividades misionales:

    1. E&P cumplirá con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
    2. E&P cumplirá con la ley de protección de datos personales de acuerdo con lo contemplado en el Código de Ética y Buen Gobierno de la SIC.
    3. Los empleados y consultores de E&P deberán acogerse a las inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses contemplados en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único, capitulo cuarto) para el tratamiento de Datos Personales.
    4. Protegemos los datos de los usuarios, cuidando la información y datos personales suministrados a E&P al ser recolectados, procesados, almacenados, usados, circulados, compartidos, actualizados, transmitidos, de acuerdo con los términos y condiciones de las Políticas de Privacidad señaladas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, según sean aplicables; principalmente para hacer posible la prestación de nuestros servicios, para reportarlo al cliente que nos haya contratado su evaluación, a autoridades de control y vigilancia, y para fines administrativos internos.
    5. E&P realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, sólo la deberá obtener cuando efectúa un inicio de proceso.
    6. Los datos personales serán desactivados de la base de datos registrada según la SIC al término de 5 años. No serán utilizados para fines comerciales y de publicidad o contacto directo para otros usos. Igualmente, la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos se conservará por el mismo período.
    7. Nuestros informes a clientes sobre evaluación de candidatos, requieren de la privacidad, amparada por la ley 1090 de 2006; su uso y manejo es confidencial a cargo de profesionales en Psicología y por tanto advertimos al usuario sobre una adecuada dirección de los mismos y su debida reserva.
    8. Las Políticas específicas y rutinas administrativas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales en E&P, se detallan para los empleados y Consultores en el Procedimiento  de Archivo y Retención Documental GD01-M01, de uso interno exclusivamente.